Wat willen we met wijkteams? Tijd voor evaluatie

De werkorganisatie BUCH (Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) onderzocht de effectiviteit van het werken in integrale teams. Na drie jaar werd het tijd om te bepalen of de visie uit 2014 op het werken met sociale wijkteams nog past bij de huidige praktijk. Niet zomaar natuurlijk. Het doel is een betere aansluiting op de ondersteuningsvraag van de inwoner. 

Het sociaal domein is er voor iedereen

In 2015 zijn de BUCH-gemeenten net als veel andere gemeenten in Nederland gestart met het mogelijk maken van een brede toegang voor het sociaal domein. Als integraal antwoord op de ondersteuningsvraag van inwoners op het gebied van de Wmo, Jeugdzorg en de Participatiewet. Waarom integraal? Omdat de gedachte toen was dat zo’n aanpak bijdraagt aan betere ondersteuning voor inwoners.

Door de inzet van één contactpersoon, een generalist dus, wilden de gemeenten de toegang tot maatwerkoplossingen voor inwoners vereenvoudigen. Omdat een inwoner op deze manier niet iedere keer zijn verhaal hoeft te doen. Naast een contactpersoon zijn er verschillende sociale teams die zich richten op preventie en vroegsignalering in de wijk.  Ook zetten deze teams zich in voor het versterken van de eigen regie en zelfredzaamheid van de inwoners.

De tijd vliegt als je hard werkt

Nu, drie jaar later willen de gemeenten weten of de beoogde werkwijze die in 2014 is bedacht ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en effect heeft. Aan ons als Nautus de vraag om de huidige werkwijze te evalueren.

De kern van het onderzoek

In deze evaluatie werd onderzocht hoe de sociale wijkteams bijdragen aan de beoogde beleidsdoelen (1) integraal werken, (2) preventie & vroegsignalering én (3) hoe ze zelfredzaamheid versterken. Ook werden de kosten tegen het licht gehouden en is er gekeken naar concrete verbeteringen.

Daarnaast biedt het onderzoek inzicht in de benodigde formatie, competenties en vaardigheden voor een integrale werkwijze. Zodat sociale wijkteams optimaal functioneren. Nu en in een toekomst waarin de nodige demografische en beleidsmatige ontwikkelingen op gemeenten af komen.

In het onderzoek stonden de volgende onderzoeksvragen centraal:

  1. Hoeveel inwoners doen een beroep op ondersteuning van de gemeenten?
  2. Welke capaciteit is binnen de sociale teams (front office) nodig om de beoogde werkwijze uit te voeren?
  3. Welke ontwikkelingen zijn van invloed op het ondersteuningsgebruik en de benodigde capaciteit in de toekomst?
  4. In welke mate komt de werkwijze van het integraal dienstverleningsmodel in de praktijk overeen met de beoogde werkwijze?
  5. Welke tools biedt het integraal dienstverleningsmodel de sociale teams om te werken volgens de beoogde werkwijze?
  6. Wat zijn de ervaringen van de medewerkers in de uitvoering, van de toegang met de werkwijze?
  7. Welke overwegingen kunnen een rol spelen in de keuze van de gemeenten om het huidige model te handhaven danwel aan te passen?

Verschillende onderzoeksmethoden

De bovenstaande onderzoeksvragen zijn met behulp van verschillende onderzoeksmethoden beantwoord:

  1. Documentenanalyse en opstellen toetskader (voorbereiding)

We zijn het onderzoek gestart met een documentenanalyse om een goed beeld te krijgen van de wijze waarop het Integraal Dienstverleningsmodel is ingevoerd binnen de BUCH-gemeenten. Gedurende deze analyse bleek dat het model zoals uitgewerkt in het implementatieplan en zoals vastgesteld door de gemeenteraden in september 2014, niet één op één in de praktijk is ingevoerd.

Om inzicht te krijgen in de daadwerkelijke situatie per 1 januari 2015 heeft Nautus in samenwerking met de managers van de front office, back office, een team experts én de beleidsadviseur Samenleven, via een interactieve discussie* een toetskader opgesteld.

Het toetskader beschrijft (1) de beoogde werkwijze per 1 januari 2015, (2) de beoogde verwachtingen van de uitvoerders binnen het model en (3), de beleidsdoelstellingen waarop de werkwijze, rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen het model zijn gebaseerd.

Tenslotte geeft het toetskader een indruk van de tools die de medewerkers binnen de werkwijze tot hun beschikking hebben om hun taken en verantwoordelijkheden uit te voeren. Het toetskader vormt het uitgangspunt voor de evaluatie.

Afstemming op alle niveaus

Tijdens deze eerste stap in het onderzoek kwamen managers van verschillende afdelingen van het sociaal domein bij elkaar. Al gauw bleek dat zij verschillend dachten over de manier waarop het sociaal team moest acteren. Er is met elkaar kritisch gekeken naar de kern: ‘waar zijn we van’ en ‘welke toegevoegde waarde heeft het sociaal team?’.  De uitkomst was voor alle betrokkenen erg verhelderend. Het bewijst bovendien het belang van afstemming op alle niveaus. Zodat beleid en uitvoering goed op elkaar aansluiten.

  1. Inzicht in voorzieningengebruik

Tijdens het onderzoek namen we ook het voorzieningengebruik onder de loep. Hiervoor analyseerden we verschillende cijfers. Waaronder die over het gebruik van de algemene en individuele voorzieningen uit vier verschillende automatiseringssystemen. Dit om te beoordelen of er binnen het gebruik aan voorzieningen door inwoners stapeling aan de orde was.

Een ander doel was inzicht in de ontwikkelingen die relevant zijn voor het toekomstige voorzieningengebruik. Daar gebruikten we data voor uit actuele rapporten en analyses over de ontwikkeling van de bevolking en risicogroepen. Cijfers vanuit onder andere het Centraal Bureau voor de Statistiek, het Sociaal en Cultureel Planbureau en het Planbureau voor de Leefomgeving

  1. Formatie van de front office

Managers van de sociale wijkteams maakten samen met de consulenten een inschatting van de tijd die zij nodig hebben om inwoners met een individuele ondersteuningsvraag te begeleiden. Hiermee werd de derde onderzoeksvraag beantwoordt. Op basis van de ureninschatting van de consulenten en het voorzieningengebruik in 2017 en 2018 berekenden we vervolgens de benodigde formatie.

De uitdaging van betrouwbare aannames

De ondersteuningsvragen op het gebied van Jeugd, Wmo en de Participatiewet bleken zeer divers. Het was dan ook niet mogelijk om voor iedere ondersteuningsvraag (binnen hetzelfde domein of domein-overstijgend) dezelfde tijdsaanduiding te geven, voor het uitvoeren van de verschillende taken.

Bovendien hanteert iedere medewerker vanuit de eigen expertise en professie een andere manier van handelen. Dat maakt het voor de medewerkers ontzettend ingewikkeld om in algemene normen aan te geven hoeveel tijd een bepaalde activiteit kost. Het doen van aannames op gemiddelde tijdsinvesteringen om uiteindelijk een goede formatieberekening te maken was dan ook een flinke uitdaging.

  1. Groepsinterviews

Om inzicht te krijgen in de ervaringen van de medewerkers met het dienstverleningsmodel voerden we groepsgesprekken met consulenten, experts en medewerkers van kernpartners. In de gesprekken kwam onder andere aan de orde hoe de medewerkers hun rol zien en hoe ze invulling geven aan die rol. Daarnaast bespraken we met hen wat de doelen van het Integraal Dienstverleningsmodel volgens hen zijn en hoe hun inzet bijdraagt aan die doelen.

Roerige tijden, complexe vragen

Tijdens de groepsinterviews merkten we vooral dat het voor alle betrokken collega’s in de BUCH de afgelopen periode een roerige tijd was. Het aanleren van nieuwe kennis, het uitvinden van ‘wie doet wat wanneer, en hoe doen we dat integraal’ is een enorme zoektocht geweest. In de praktijk blijkt ook dat het voeren van regie, een van de kernwaarden van de werkwijze, dus een gezin, een plan en een contactpersoon, niet helemaal tot zijn recht is gekomen. Gemeenten merken dat de ondersteuningsvraag steeds complexer wordt. En bekijken daarin hoe te handelen op basis van de eigen expertise en professie.

‘We doen wat goed voelt. We bepalen aan de hand van een gesprek hoeveel draagkracht een inwoner heeft en of hij nog dingen zelf kan organiseren. De indruk die je krijgt leg je langs een meetlat in je hoofd: vraagt de inwoner om ondersteuning bij gebruikelijke zorg die hij zelf moet organiseren of heeft hij daadwerkelijk een zorgvraag die de gemeente moet oppakken?’

Positief is dat de medewerkers binnen de BUCH elkaar inmiddels goed weten te vinden. Zo is er wekelijks afstemmingsoverleg op diverse niveaus. Ook wordt direct bekeken hoe de ondersteuningsvraag van de inwoner integraal beantwoord kan worden.

In 2018 zullen de BUCH-gemeenten met medewerkers van de sociale teams onderzoeken hoe zij invulling geven aan casusregie (een regisseur, een plan, een huishouden) en wat daarvoor nodig is. Een grotere bijdrage van de sociale teams aan preventie en vroegsignalering staat ook op de agenda. Tot slot is er een voorstel in de maak om de formatie klaar te maken voor verdere beleidsmatige en toekomstige ontwikkelingen. Zodat het dienstverleningsmodel ook in de toekomst effectief ondersteuningsvragen van inwoners blijft beantwoorden.

Meer weten over dit project?

Laureen vertelt er graag meer over.

Stuur een email