Door te transformeren ben je de bezuinigingen altijd een stap voor

De uitdaging in de stad Almelo vroeg om transformatie. Transformatie in het denken en doen van zowel de gemeenteambtenaren, de partners in de stad en de inwoners. Er ontstond een maatschappelijke opgave waarbij partners actief in het sociaal domein samen met inwoners optrekken om de Almelose samenleving te verstrekken en het welzijn te laten toenemen. Daarnaast moest de nieuwe aanpak ook een vermindering in zorgkosten realiseren.

De kanteling en het proces er naartoe

Dit betekende een kanteling in de financiering en aansturing van de Wmo, Jeugdzorg en Participatiewet. Met andere woorden: de vrij toegankelijke voorzieningen in de stad moeten worden versterkt, deze moeten beter aansluiten op de behoeften van de inwoners in de stad. Hiermee wordt geprobeerd de gespecialiseerde, dure zorg deels te vervangen. Deze kanteling vroeg om een geheel nieuw werkproces.

Daar kwam ik om de hoek kijken. Mijn taak bestond in de eerste instantie uit het in kaart brengen van het subsidieproces van de gemeente Almelo. Deze was verre van gestandaardiseerd en het bleek erg lastig de resultaten van de subsidie uitgaven in kaart te brengen. Daarnaast bleek er geen sprake te zijn van gezamenlijke doelstellingen waar alle subsidiepartners samen aan werkten en liep het subsidieproces soms door alle andere werkprocessen heen (zoals de P&C-cyclus). Door dit alleen al in kaart te brengen werd de urgentie duidelijk om het subsidieproces strakker te coördineren en deze direct te linken aan het beleidsadvies werk. Er werd een kernteam opgezet waarin ik als subsidieprocescoördinator deelnam. Dit kernteam had als taak de transformatie van werk en zorg te realiseren. Het subsidiebeleid van de gemeente moest deze beweging stimuleren.

Partnerschap

In mijn rol als coördinator moest ik ervoor zorgen dan de gemeente een andere rol op zich nam. De gemeente is niet meer alleen opdrachtgever, maar ook als netwerkpartner en ‘co-creator’ betrokken in een netwerksamenwerking. Dit betekent dat de gemeente niet meer een subsidieopdracht uit haar eigen koker verstuurd naar de partners in de stad, maar deze wordt voortaan in samenwerking met hen in de vorm van de maatschappelijke vraag opgesteld. Het subsidiebureau werd stevig naast de beleidsadviseurs gepositioneerd en kreeg als taak het proces in zijn geheel te faciliteren. Naast het in de gaten houden van alle deadlines, werd er ook een check gedaan op alle beschikkingen, inkomende en uitgaande brieven en werden de lijntjes met de subsidiepartners kort gehouden. Tijdens de onderhandelingen nam er altijd iemand vanuit het subsidiebureau deel aan de gesprekken. Door iedereen te betrekken bij het proces en de verantwoordelijkheid daar te laten waar het hoorde, werd iedereen mede-eigenaar van de transformatie. Van wethouders en MT-leden tot de mensen die uiteindelijk op verzenden klikken, iedereen is gehoord en alle knelpunten zijn in kaart gebracht en besproken. Er is niet altijd voor elk probleem een oplossing gevonden, maar het feit dat iedereen terecht kon met zijn bezwaren is als waardevol ervaren.

Deze vernieuwde aanpak zorgde voor opschudding! Iedereen is op scherp gesteld, er kwam ruimte voor kritiek en nieuwe, creatieve ideeën kwamen opdrijven. En het belangrijkste: de opgave werd een gedragen uitdaging waar iedereen zijn steentje aan bijdraagt, groot of klein.

Van chaos en stress, naar rust

Het coördineren van dit hele proces bleek een geweldige uitdaging, die haar climax altijd in december bereikt. Wanneer de laatste beschikking was verstuurd, werd het stil en leeg in het stadshuis: kerst stond voor de deur.