Hoe een managementmethode uit het zakenleven deze Nederlandse gemeente geen windeieren heeft gelegd

Hoge werkloosheid, een zwakke arbeidsmarkt en vergrijzing: de omstandigheden eind 2014 in de gemeente Montferland waren niet bepaald ideaal om de Participatiewet, Wmo 2015 en Jeugdwet te implementeren. Hoe dan verder?

Het leek alsof het universum de handdoek in de ring had gegooid, die laatste maanden van 2014. Naast de maatschappelijke uitdagingen (werkloosheid, arbeidsmarkt en vergrijzing) deed een relatief hoog aantal inwoners een beroep op een bijstandsuitkering in dezelfde periode. Dit zorgde voor extra werkdruk. Die moest natuurlijk omlaag.

Een op het eerste gezicht onmogelijke opgave dankzij de komst van de nieuwe taken in het sociaal domein. Toch is het gelukt. Door het verbeteren van bestaande werkprocessen op basis van de principes van Lean management.

Lean management in een notendop

  • Gericht op het effectief leveren van waarde aan je ‘klant’
  • Verbeter het proces door onnodige of verkeerde stappen te elimineren
  • Blijf in beweging
  • Voer verandering op alle niveaus door
  • Richt je op perfectie

Het lijkt misschien niet voor de hand liggend: de toepassing van Lean in een gemeentelijke organisatie. Toch is Lean management niet alleen iets voor grote bedrijven die tastbare goederen produceren. Lean gaat over anders nadenken over de manier waarop je resultaten tot stand brengt.

Het verstrekken van een bijstandsuitkering of het beoordelen van een verzoek om bijzondere bijstand is namelijk net zo goed een proces waarin een resultaat tot stand wordt gebracht. Het is allemaal mensenwerk en Lean gaat juist over het slim inzetten van menselijke capaciteiten binnen de organisatie. Om zoveel mogelijk waarde te creëren voor de klant. In dit geval de inwoner.

Lean geeft inzicht en creëert beweging
Processen bij gemeenten bestaan uit allerlei stappen die door verschillende mensen worden uitgevoerd. Denk aan het registreren van gegevens in systemen en het controleren van gegevens over inkomen en vermogen. Het werken met Lean dwingt om deze stroom van processtappen in kaart te brengen. En vervolgens kritisch te kijken welke stappen geen waarde toevoegen voor de klant of de organisatie. In de werkprocessen van de gemeente Montferland hebben we deze stappen die geen waarde toevoegen uit de werkprocessen verwijderd.

Een voorbeeld van een nieuw werkproces conform de principes van Lean management.

Veranderen ce’st mourir un peu
Kritisch kijken naar werkprocessen om daar de stappen uit te halen die geen waarde toevoegen vergt commitment van alle betrokkenen en een goede samenwerking. Alle medewerkers van de afdeling Sociale Zaken in Montferland hebben een bijdrage geleverd. Eerst door aan te geven welke knel- en koesterpunten zij hun werk ervaren. Daarna door met een open houding mee te denken over de verbetering van processtappen. Dat bleek soms best lastig, vooral als een werkwijze al jarenlang werd toegepast.

Gedurende het herontwerp van de werkprocessen was een belangrijke rol weggelegd voor het management. Binnen Lean is de rol van managers het nastreven van betekenisvolle resultaten door de focus op talent, de passie en het optimisme van medewerkers. Dat betekent ook dat de goede mensen op de goede plek zitten. En dat de aansturing van mensen past bij het proces van continu verbeteren. Het management van de afdeling Sociale Zaken is aan de slag gegaan met deze omslag in denken.

Klaar voor de start…
Begin 2015 waren de nieuwe werkprocessen beschreven en klaar voor implementatie. Hierbij hebben de medewerkers van de afdeling opnieuw een belangrijke rol gespeeld. Zij hadden immers de voorkennis uit de procesanalyse en het herontwerp. In het najaar van 2015 werd gestart met werken volgens de nieuwe werkprocessen. Dat kon nadat ook de benodigde aanpassingen in ICT waren gedaan en medewerkers waren getraind.

Resultaten
De nieuwe werkprocessen hebben in Montferland veel goeds gebracht en leidden kort na de implementatie tot resultaten die ieders verwachting ver overstegen:

  • Een effectievere uitvoering van de Participatiewet.
  • Meer focus voor medewerkers om zich bezig te houden met de zaken die er voor de inwoners toe doen.
  • Het aantal bijstandsuitkeringen daalde in 2016 met 11%.
  • De daling van de instroom bedroeg 31%.
  • In het eerste jaar na implementatie hoefde de gemeente geen beroep meer te doen op het vangnet van het Rijk, omdat het tekort op het budget voor uitkeringsverstrekking was opgelost.

Een fantastisch resultaat en een stevige start voor continue verbetering.

Meer weten over dit project?

Stuart Weir vertelt je er graag meer over.

Stuur een mail

Relevante projecten

Wsw? De Ronde Venen doet het straks helemaal zelf

Op 1 januari 2019 zet de gemeente De Ronde Venen...

Eén pas die korting geeft en waarde toevoegt voor álle Drontenaren.

De meeste gemeentelijke passen bieden minima de kans mee te...

De participatie van inwoners voorop in Ermelo, Harderwijk en Zeewolde.

De gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde leggen onder de noemer...

Voor de Regio Gooi en Vechtstreek is het duidelijk: eigen regie begint bij de inwoner zelf.

Sinds de decentralisaties in 2015 is eigen regie van de...
Terug naar alle projecten